Evenementen: met onderaannemer

Wat betekent “evenementen: met onderaannemer” in de praktijk?

Bij een evenement werk je vaak met een externe partij die (een deel van) de uitvoering doet. Met “met onderaannemer” bedoelen we dat niet iedereen die werkzaamheden verricht in dienst is van degene die het evenement organiseert, maar dat één of meer onderdelen door een externe partij worden uitgevoerd. Dat kan gaan om bijvoorbeeld organisatieonderdelen, technische uitvoering, beveiliging of catering, zolang een andere partij feitelijk werkzaamheden verricht of leiding geeft aan activiteiten.

Het kernpunt voor ondernemers is dat het risico tijdens het evenement niet automatisch verdwijnt doordat je een externe inschakelt. De vraag wordt eerder: wie doet wat, wie stuurt en wie is aansprakelijk als er schade of letsel ontstaat?

Hoe werkt verantwoordelijkheidsverdeling bij een evenement?

De verantwoordelijkheden hangen doorgaans samen met drie elementen: taakverdeling, zeggenschap en controle.

Taakverdeling: duidelijk moet zijn welke werkzaamheden de onderaannemer uitvoert en welke onderdelen voor rekening blijven van de organisator. Hoe specifieker de beschrijving, hoe eenvoudiger het is om te beoordelen waar iets fout is gegaan.
Zeggenschap en leiding: als een onderaannemer zelfstandig werkt en de leiding heeft over zijn personeel en processen, is het logisch dat ook de zorgplicht over die eigen uitvoering bij die partij ligt. Maar die zelfstandigheid ontslaat de organisator niet van zijn eigen verplichtingen.
Controle en toezicht: ook als de onderaannemer het uitvoerende werk doet, kan de organisator nog steeds moeten zorgen dat het evenement als geheel veilig en correct wordt georganiseerd. In de praktijk betekent dit dat je moet kunnen laten zien dat je niet blind afgaat op derden.

Door deze drie elementen te combineren ontstaat een toetsbare manier van denken: “Wat was ieders rol, wie had invloed op de werkwijze, en was er voldoende sturing en naleving tijdens het evenement?”

Aansprakelijkheid en risico: waar moet je specifiek op letten?

Bij evenementen met onderaannemers spelen meestal dezelfde soorten discussies. Let daarom op de volgende afbakeningen.

Schade door uitvoering: als een externe partij tijdens zijn werkzaamheden schade veroorzaakt (bijvoorbeeld door handelingen, materiaal of opstelling), dan ontstaat vaak discussie over wie de fout maakte en wie de passende maatregelen had moeten nemen.
Schade door gebrek aan naleving: als regels of veiligheidsinstructies niet worden nageleefd, is het belangrijk vast te leggen wie verantwoordelijk is voor instructie, toezicht en het controleren van voorwaarden.
Toegangs- en veiligheidsstromen: bij evenementen zijn er vaak piekmomenten en wisselende omstandigheden. Het is van belang dat de rollen rondom crowd management, communicatie en begeleiding helder zijn.
Inschakeling van vervolgpartijen: als een onderaannemer zelf weer andere partijen inzet, kan de keten van verantwoordelijkheid onduidelijk worden. Het is verstandig om te bepalen of en wanneer dat mag, en welke eisen dan gelden.

Een belangrijke beperking is dat de exacte uitkomst in een concreet incident afhangt van de feiten: wie had op dat moment welke verantwoordelijkheid, wat was afgesproken, en wat was redelijkerwijs te verwachten. Daarom kun je met algemene kennis wel goed voorbereiden, maar niet zonder meer voorspellen hoe een claim juridisch wordt beoordeeld.

Controlepunten om het goed te regelen (zonder juridisch advies)

Gebruik onderstaande vragen als praktische checklist voor je eigen dossier.

Wat is de opdracht precies? Benoem concreet welke activiteiten de onderaannemer verricht en wanneer.
Wie instrueert en wie houdt toezicht? Spreek af wie zorgt voor instructies aan betrokkenen en wie controleert dat dit gebeurt.
Wie handelt bij incidenten? Leg vast wie wordt geïnformeerd, wie beslist over directe maatregelen en wie rapporteert.
Hoe wordt aansprakelijkheid verdeeld? Zorg dat in de afspraken staat hoe wordt omgegaan met schadeclaims die samenhangen met het werk van de onderaannemer.
Hoe voorkomen jullie gaten in de keten? Leg vast of de onderaannemer aanvullende partijen mag inzetten en welke voorwaarden daarvoor gelden.

Als je wilt verdiepen, kan het helpen om ook te bekijken hoe “mensen en partijen” en “eigen werk: met onderaannemer” samenhangen met jouw situatie.